GUÍAS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO.

Con mayor o menor frecuencia, la gente se carga con demasiadas tareas a la vez, lo cual suele ser debido a sentirse personalmente responsable de todo, y a querer hacerlo todo perfecto. Esta sobrecarga genera tensión y preocupación por no poder hacer todo lo que uno se ha propuesto.

Una forma de comprobar si uno tiene un número excesivo de cosas a hacer o si no administra demasiado bien el tiempo de que dispone es completar cada hora a lo largo de una semana el Registro de Actividades Diarias. En la primera columna incluya cualquier actividad realizada a lo largo del día, sin importar si el tiempo dedicado a la misma ha sido grande o pequeño. En la segunda, las actividades no realizadas a pesar de haber estado programadas para ese día. Y en la tercera, las cosas que hubiera deseado hacer, pero que ni siquiera tuvo tiempo para considerar el llevarlas a cabo.

Si aparecen bastantes actividades en la segunda columna (lo que significa que programa muchas cosas que no tiene tiempo de hacer) y especialmente, si la tercera columna indica que hay muchas actividades agradables o placenteras que no tiene tiempo de hacer, es probable que tenga problemas con la organización del tiempo: repase la primera columna para comprobar si algunas de las actividades que aparecen son innecesarias u ocupan mas tiempo del debido. Para solucionar el problema de organización del tiempo, son útiles las siguientes GUÍAS.

- Establezca las metas que quiere conseguir. Esto puede hacerse día a día, aunque las metas diarias deben ir reflejando los objetivos que uno desea conseguir a plazo mas largo: una semana, un mes, un año, etc.

- Para un día dado, haga una lista de las cosas que tiene que hacer y de las cosas que le gustaría hacer. Luego, decida la importancia de cada actividad, es decir, establezca prioridades. Para ello, clasifique las actividades en tres categorías:

+ Actividades A. Tienen prioridad máxima y deben ser hechas ese día. Algunos días pueden no tener este tipo de actividades.

+ Actividades B. Son muy importantes y deben hacerse pronto, pero no necesariamente ese día. Estas serán las tareas más comunes y si no se realizan, terminarán por convertirse en actividades A.

+ Actividades C. Son importantes y finalmente deberán ser llevadas a cabo, pero no muy pronto.

- Para organizar un día, puede seguir los siguientes pasos. Primero, anote las actividades que deben realizarse a horas determinadas, tales como recoger a los niños, acudir al trabajo, reuniones, etc. Luego, comience por las actividades A y prográmelas en momentos en que puedan ser realizadas. Asigne mas tiempo a cada actividad del que inicialmente crea necesario, deje tiempo para imprevistos e interrupciones. A continuación, programe las actividades B y concédales tiempo suficiente para ser realizadas total o parcialmente. Finalmente, sitúe las actividades C en los horarios sobrantes. Si tiene que sacrificar alguna actividad, que sea del tipo C o B.

+ Si considera que una programación de horarios es algo demasiado restrictivo para usted, haga simplemente una lista de las actividades A, B y C para el día, situadas en tres columnas, y táchelas cuando las realice.

+ Al organizar el día, es interesante pensar en un orden o secuencia de las actividades a realizar. Localice el tipo de secuencia que se adapte mejor a usted. Por ejemplo, algunas personas encuentran que el día es más agradable si comienzan con una tarea que hay que hacer y luego siguen con alguna actividad que les gusta. De este modo, tienen algo en lo que pensar con ilusión y la tarea desagradable no les ronda en la cabeza todo el día.

+ No se apresure inmediatamente de una actividad a otra. En lugar de esto, haga una pausa. Planee descansos breves y momentos para relajarse.

+ Si le asaltan pensamientos de no tener tiempo suficiente para completar las actividades que se ha propuesto, pregúntese qué es lo peor que puede suceder si al final del día le quedan ciertas cosas por hacer o si algo tiene que esperar hasta mañana. Por ejemplo ¿qué sucederá realmente si no terminó de limpiar toda la casa o de escribir este informe?, ¿qué es lo peor que puede ocurrir si me tomo 30 minutos para descansar o relajarme? Así pues, pregúntese qué es probable que suceda si deja de hacer X; si la respuesta es que poco o nada importante, considere seriamente el dejar de hacer X.

- Existen además varias pautas útiles para ganar tiempo:

+ Delegue responsabilidades. Es probable que algunas o muchas de las tareas que realiza puedan ser llevadas a cabo por otras personas: miembros de la familia, compañeros de trabajo, etc. Por tanto, es importante que se pregunte qué puede delegar y a quién. Dos posibles razones para no delegar son, pensar que los otros no harán el trabajo tan bien como uno y pensar que cuesta más explicar cómo hacer algo que hacerlo uno mismo. Estas formas de pensar son hipótesis que no tienen por qué ser ciertas; además, aunque pueden ser correctas a corto plazo, pueden no selo a largo plazo. Finalmente, aunque lo fueran a largo plazo, aunque, por ejemplo, los demás no aprendieran a limpiar la casa como uno lo hace, ¿qué pasaría por ello?, ¿qué es lo peor que puede suceder?, ¿el no delegar compensa el tiempo y esfuerzo invertidos?.

+ Aprenda a decir “no”. Un motivo para no acabar las actividades planeadas es tener que satisfacer las demandas inesperadas por parte de otros. A no ser que la demanda sea una cuestión fundamental o insoslayable (por ejemplo, una orden del jefe), usted tiene derecho a decir que no tiene tiempo y que debe llevar a cabo otras actividades. Aunque muchas personas piensan que el decir “no” conduce al rechazo o enfado por parte de los otros, lo cierto es que si se hace de forma apropiada no tiene estos efectos, sino que suele contribuir al respeto mutuo.

+ Ajústese al plan previsto. Al llevar a cabo una actividad, aténgase a la misma y no comience otras actividades asociadas que son innecesarias o no prioritarias. Por ejemplo, si la actividad era repasar un informe u ordenar una habitación, no caiga n la trampa de repasar otros informes u ordenar toda la casa.

+ Reduzca el tiempo dedicado a determinadas actividades (hablar por teléfono, ver la televisión, ducharse....) si considera que es excesivo.

+ Intente acabar la actividad que comienza. No salte de una actividad a otra dejando detrás un montón de actividades parcialmente realizadas. En general, cada actividad requiere más tiempo de este modo, ya que usted pierde tiempo comenzando repetidamente la misma actividad y las actividades inacabadas permanecen en su cabeza e interfieren con la actividad presente.

+ Tenga cuidado con la dilación (posponer cosas). ¿Se distrae con otras cosas cuando tiene que realizar ciertas actividades prioritarias? ¿Cuáles son las consecuencias de posponer estas actividades? ¿Está aplazando algo porque se está fijando una norma demasiado elevada? ¿Está siendo poco realista acerca de lo que puede hacer? ¿Puede hacerlo ahora y quitárselo de encima?

+ Tenga cuidado con el perfeccionismo. ¿Dedica mucho tiempo a realizar las actividades planeadas porque quiere que sean perfectas? No olvide que todo el mundo comete errores, que la mayor perfección lograda no compensa muchas veces el tiempo y esfuerzo invertidos y que el perfeccionismo suele originar problemas en la relación con otras personas.

-A mitad del día, revise las prioridades y el progreso realizado. Al final del día, recuerde lo que ha conseguido y felicítese. Revise también cómo van las cosas al final de periodos más largos: una semana, un mes, etc.